Documentazione

Conformità ed eDiscovery

AnnexGroup offre funzioni di conformità lato server per l’amministrazione quotidiana: blocchi legali, ricerca eDiscovery, journaling e modelli DLP.

Litigation Hold / blocco legale

Un blocco legale (litigation hold) impedisce che i messaggi in determinate caselle vengano cancellati – indipendentemente dalle politiche di conservazione o dalle cancellazioni manuali.

1. Apra Amministrazione → Conformità.
2. Passi alla scheda Blocchi legali.
3. Crei un blocco con nome, descrizione, data di inizio e data di fine opzionale.
4. Aggiunga le caselle interessate.

Finché il blocco è attivo, i messaggi interessati non vengono cancellati né dalla politica di conservazione né tramite l’interfaccia utente.

Ricerca eDiscovery

La ricerca eDiscovery consente agli amministratori di cercare messaggi a livello di dominio.

Criteri di ricerca:

• Mittente (from)
• Destinatario (to, cc, bcc)
• Oggetto
• Full text nel corpo del messaggio
• Periodo
• Dominio

I risultati possono essere esportati come JSON.

Journaling

Il journaling copia i messaggi in arrivo automaticamente in una casella di conformità.

Una regola di journaling consiste in:

• Ambito: all (tutti i domini) oppure domain (un determinato dominio)
• Casella di destinazione: la mailbox in cui vengono scritte le copie
• Filtro: limitazione facoltativa a mittente o destinatario

Modelli DLP

Data Loss Prevention (DLP) controlla i messaggi in uscita alla ricerca di contenuti sensibili.

I modelli standard riconoscono:

• PII: IBAN, carte di credito, numeri simili al SSN
• Dati finanziari: indicazioni di conto, IBAN e BIC
• Dati sanitari: numeri di paziente e di assicurato

Azioni per modello:

• log: voce nel log di audit
• quarantine: sposta il messaggio nella fase di apprendimento
• block: rifiuta la consegna

Modelli propri con pattern a espressioni regolari arbitrari possono essere creati tramite l’API o l’interfaccia di amministrazione.

Conservazione: tre limiti, chiaramente nominati

Per conservazione e cancellazione decide il gestore; il server fornisce gli strumenti (regole di conservazione, blocchi legali, registro delle cancellazioni). Tre limiti vanno nominati prima che diventino costosi in caso di emergenza:

1. Nessun motivo di conservazione per messaggio. Le regole di conservazione portano un termine, non il fondamento giuridico. Quale termine vale e perché — GoBD, HGB, GDPR — lo fissa il gestore e lo documenta nella propria documentazione dei procedimenti.
2. Il server non riconosce le lettere commerciali. Se una mail è una lettera commerciale (§ 257 HGB, sei anni), lo decide il gestore. AnnexGroup non classifica automaticamente: una classificazione errata viola un obbligo oppure genera una mail che non può più essere cancellata.
3. Le cancellazioni raggiungono i backup solo alla loro scadenza. I dati cancellati restano nei backup più vecchi finché non ruotano. Chi ripristina un backup deve ripetere le cancellazioni del periodo successivo ad esso.

Come prova di ciò: il server controlla la catena di prova tramite il giornale delle modifiche e il registro di amministrazione ogni giorno da solo; un'interruzione compare come rilievo nella situazione del sistema.

Endpoint API

• GET/POST /api/v1/admin/litigation-holds
• GET/PUT/DELETE /api/v1/admin/litigation-holds/{id}
• POST/DELETE /api/v1/admin/litigation-holds/{id}/mailboxes/{mailbox_id}
• POST /api/v1/admin/ediscovery/search
• POST /api/v1/admin/ediscovery/export
• GET/POST /api/v1/admin/journal-rules
• GET/PUT/DELETE /api/v1/admin/journal-rules/{id}
• GET/POST /api/v1/admin/dlp-templates
• GET/PUT/DELETE /api/v1/admin/dlp-templates/{id}