Umstieg
Exchange läuft aus.
Was jetzt zu entscheiden ist.
Exchange Server 2016 und 2019 haben seit dem 14.10.2025 keinen regulären Support mehr; ab Oktober 2026 beginnt Microsoft, EWS in Exchange Online abzuschalten. Eine nüchterne Einordnung für alle, die einen Groupware-Server selbst betreiben oder für Kunden betreuen — mit Terminen, Folgen und einer ehrlichen Aussage dazu, was AnnexGroup ersetzt und was nicht.
Die Termine
| Was | Wann | Was folgt daraus |
|---|---|---|
| Exchange Server 2016 und 2019 | 14.10.2025 | Support beendet; Microsoft bietet kostenpflichtige, befristete Extended Security Updates an. Nachfolger Exchange SE ist ein Abonnement; Microsoft hat die Preise für Server um 10 % und für Zugriffslizenzen um 15–20 % angehoben (Quelle: Practical 365). |
| Kopano Groupware und Core | 2024 | Laut Kopano hat die ältere Kopano Groupware 2024 ihr Lebensende erreicht; als Nachfolger nennt Kopano das Produkt „Kopano Cloud“. Andere Quellen nennen als Supportende den 31.03.2025, das ließ sich bei Kopano selbst nicht belegen. |
| Zimbra 9.0.0 | 30.06.2025 | Laut Zimbra-Wiki endet die technische Beratung („End of Technical Guidance“) für Zimbra 9.0.0 am 30.06.2025. |
| EWS in Exchange Online | ab Oktober 2026, vollständig April 2027 | Microsoft schaltet die Exchange-Web-Services ab. Der Nachfolger Microsoft Graph existiert ausschließlich in der Cloud — für den Eigenbetrieb gibt es keinen Ersatz. Anbindungen, die heute über EWS laufen, müssen umgebaut werden. |
Der letzte Punkt wird oft übersehen. Er trifft nicht nur die, die noch on-premise sind, sondern jede Anwendung, die per EWS auf Postfächer zugreift — Archivierung, Signaturverwaltung, Fax-Gateways, CRM-Anbindungen, Backup-Lösungen. Wer das erst im Herbst 2026 prüft, hat wenig Zeit.
Die drei Wege
In die Cloud
Microsoft 365 oder Google Workspace. Am wenigsten Arbeit, dauerhaft die höchsten Kosten — 14 $ je Benutzer und Monat, mit dokumentierter Neigung zu Erhöhungen. Dazu die Frage, wo die Daten liegen und wer im Zweifel Zugriff hat.
Exchange SE
Technisch fast unverändert gegenüber 2019, aber als Abonnement. Vertraute Verwaltung, vertraute Werkzeuge — und laufende Kosten, wo vorher eine Kauflizenz stand.
Eigenbetrieb wechseln
Ein anderer Server im eigenen Haus. Erfordert einmal Umstellungsaufwand, danach Kontrolle über Kosten, Daten und Zeitplan. Hier steht AnnexGroup.
Wir behaupten nicht, dass der dritte Weg für jeden der richtige ist. Wenn Sie ohnehin in die Cloud wollen, sind Sie dort besser aufgehoben. Interessant wird AnnexGroup, wenn Sie im Eigenbetrieb bleiben wollen oder müssen — aus Kostengründen, wegen der Datenlage oder weil Ihre Kunden es so wollen.
Was AnnexGroup abdeckt — und was nicht
Diese Tabelle ist der Grund, warum diese Seite existiert. Sie soll Ihnen die Bewertung abnehmen, ob sich ein Test überhaupt lohnt.
| Aus Exchange gewohnt | In AnnexGroup |
|---|---|
| Mail über SMTP und IMAP | Ja, eingebaut, mit STARTTLS und DKIM-Signierung |
| Kalender mit Einladungen | Ja, iMIP für Versand und Empfang |
| Kontakte | Ja, mit vCard-Im- und -Export |
| Aufgaben und Notizen | Ja |
| Öffentliche Ordner | Übernahme als öffentliche Ordner mit derselben Verschachtelung; Kalender- und Kontaktordner werden gemeinsame Räume |
| Freigaben und Stellvertretung | Ja, einschließlich Senden als und Senden im Auftrag von |
| Weboberfläche wie Outlook Web | Ja, auch als Web-App installierbar |
| Anbindung von iPhone und Mac | Ja, über CalDAV und CardDAV |
| Abwesenheitsnotiz, Regeln | Ja, beides — Abwesenheitsnotiz und serverseitige Regeln |
| Spam- und Virenprüfung | Über Rspamd und ClamAV anbindbar |
| MAPI / Outlook-Vollintegration | Nein. Klassisches Outlook bekommt Mail über IMAP. Für Kalender und Kontakte hat Outlook keinen eingebauten Weg zu offenen Standards — sie laufen über das Zusatzprogramm Outlook CalDav Synchronizer (fremde Software unter AGPL, ohne Support von uns). |
| EWS | Als Server-Protokoll: nein — stattdessen eine eigene REST-Schnittstelle mit OAuth2. Als Quelle für den Umzug: ja, vollständig — der Server liest per EWS Kalender, Kontakte, Aufgaben und Notizen selbst. |
| Mandantenfähigkeit | Ja — eigene Mandanten-Rolle (Domain-Admin), in der Weboberfläche und über die API. Was die ganze Installation betrifft, bleibt beim Betreiber. |
| Automatischer Import bestehender Postfächer | Ja, vollständig im Server: Postfächer über den Assistenten, Kalender, Kontakte und Aufgaben im selben Durchgang über EWS oder Microsoft Graph. Kein Mac nötig. Der Graph-Weg ist durch Tests gedeckt — an keinem echten Exchange-Online-Postfach erprobt. |
Kurz gesagt: Wer Outlook mit voller Exchange-Integration braucht, ist bei AnnexGroup falsch. Wer Mail, Kalender, Kontakte und gemeinsame Ablagen über Standardprotokolle nutzt — und das sind die meisten kleineren Umgebungen — findet hier alles wieder.
In der ausgelieferten Fassung enthalten
Die Exchange-Gewohnheiten, die bleiben sollen
Wer aus Exchange kommt, fragt zuerst nach den Kleinigkeiten des Alltags: Sieht die Kollegin, wann ich Zeit habe? Bekomme ich den Besprechungsraum? Kann ich die ganze Abteilung anschreiben? Diese Wege sind gebaut und mit Tests abgesichert.
Frei/Gebucht
Wann hat die Kollegin Zeit — sichtbar im eigenen Kalenderprogramm, ohne dass jemand Termininhalte preisgibt. Es geht nur Zeit heraus, kein Titel, kein Ort, kein Teilnehmer.
Räume und Geräte
Ein Besprechungsraum hat einen eigenen Kalender und antwortet selbst: frei annehmen, belegt ablehnen — mit dem kollidierenden Termin als Begründung.
Globale Adressliste
Kolleginnen und Kollegen sind auf einem frisch eingerichteten Gerät auffindbar, ohne dass jemand Kontakte von Hand anlegt. Auf die eigene Domain begrenzt.
Verteilergruppen
Eine Adresse für die ganze Abteilung, beliebig verschachtelt. Wer in zwei Untergruppen steht, bekommt die Mail trotzdem genau einmal.
Senden als, senden im Auftrag
Das Sekretariat schreibt aus dem Postfach der Geschäftsführung — wahlweise sichtbar als Vertretung oder ganz im Namen des Postfachs.
Abwesenheit mit Zeitraum
Beginn und Ende statt eines Schalters, den man am Rückreisetag vergisst. Getrennte Texte für innen und außen, denn die Durchwahl der Vertretung gehört nicht nach draußen.
Regeln auf dem Server
Einsortieren, weiterleiten, beantworten, verwerfen — auch dann, wenn kein Mailprogramm läuft.
Öffentliche Ordner übernehmen
Die Ordnerstruktur aus Exchange wird auf gemeinsame Räume und Postfächer abgebildet. Die Zuordnung steht vor dem Umzug fest und lässt sich ändern.
Was das heißt und was nicht. Diese Funktionen sind in der Fassung enthalten, die Sie heute herunterladen, und mit automatischen Tests abgesichert. Was AnnexGroup bewusst nicht kann, steht offen in der Vergleichstabelle.
Der Umstieg in 5 Schritten
- Parallel aufsetzen. AnnexGroup auf einem separaten Gerät installieren, mit einer Testdomain. Der bestehende Server läuft unverändert weiter.
- Struktur anlegen. Domains und Benutzer über den Einrichtungsassistenten oder die Kommandozeile.
- Daten kopieren. Postfächer übernimmt der Server selbst über den Migrations-Assistenten unter
/access/import/wizard— über IMAP von jedem Server, der es spricht (Exchange, Kopano, Zimbra, Dovecot und andere) oder über Microsoft Graph. PST-/OST-Dateien laufen über die Import-Seite/access/import. Kalender, Kontakte und Aufgaben übernimmt der Server ebenfalls selbst — über EWS oder Microsoft Graph, im selben Durchgang; Notizen nur über EWS. Der Graph-Weg ist durch Tests gedeckt — an einem echten Exchange-Online-Postfach haben wir ihn nicht erprobt. Der Umzug braucht keinen Mac. Ein Umzug direkt vom Arbeitsplatz aus mit AnnexOffice ist vorgesehen, seine Anbindung an AnnexGroup aber nicht abgeschlossen — der belegte Weg läuft über den Assistenten auf dem Server. Ein zweiter Durchgang legt keine doppelten Objekte an, weil jedes seine Kennung aus dem Quellsystem mitbringt; jeder Durchgang schreibt ein Protokoll darüber, was übertragen, was ausgelassen und was fehlgeschlagen ist. Notizen bringt nur mit, wer aus Exchange im eigenen Haus kommt. - Mit einer Handvoll Leute testen. Zwei Wochen echter Betrieb sagen mehr als jede Funktionsliste.
- Umschalten. MX-Eintrag ändern. Der alte Server bleibt als Rückweg stehen, bis Sie sicher sind.
Die Testphase von 14 Tagen ist so bemessen, dass Schritt 1 bis 4 hineinpassen. Reicht es nicht, schreiben Sie uns — wir verlängern.
Der Arbeitsplatz danach
AnnexOffice ist die Mac-App für Mail, Kalender, Kontakte, Aufgaben und Notizen in einer Oberfläche — ein Produkt von AnnexCREATE.
Jede Serverlizenz bringt AnnexOffice-Arbeitsplätze mit: 5 in Klein, 10 in Standard, 15 in Mittel, 25 in Groß und 50 in Sehr groß. Die Zahl ist in der Preisliste hinterlegt und gilt so lange die Lizenz läuft. AnnexOffice gibt es auch ohne Serverlizenz: im Office-Bundle oder Complete-Bundle von AnnexCREATE — oder kostenlos in der Beta.
Wer bei Outlook, Thunderbird oder einem anderen Standardclient bleiben möchte, kann das: AnnexGroup spricht IMAP, SMTP, CalDAV und CardDAV. Die Anbindung von AnnexOffice an AnnexGroup ist nicht abgeschlossen — bis dahin arbeiten die mit der Serverlizenz gebuchten Arbeitsplätze mit der Weboberfläche oder einem Standardclient.
Für IT-Dienstleister
Wenn Sie mehrere Kundenumgebungen betreuen: Jede Installation braucht eine eigene Lizenz, gestaffelt nach Benutzerzahl. Diese eine Installation kann mehrere Ihrer Kunden tragen — je Mandant mit einer eigenen Rolle „Domain-Admin". Was die Rolle trägt und wo ihre Grenzen liegen, steht unten.
Was der Domain-Admin kann
- Benutzer, Verteilergruppen, Räume und Geräte, Aliasse und gemeinsame Postfächer seiner Domäne anlegen und pflegen
- Eigene Domäne samt Unterdomänen ansehen und pflegen — anlegen und löschen von Domänen bleibt beim Betreiber
- Auch das einzelne Objekt wird geprüft: Ein Zugriff auf Daten eines anderen Mandanten endet mit 403, nicht mit Daten
- Volltextsuche, Adressbuch, Freigaben und Frei/Gebucht enden an der Domänengrenze
- Die Lizenz zählt die Benutzer über alle Mandanten zusammen — die Verwaltung zeigt „X / Y" und weist das Anlegen ab, bevor das Kontingent bricht
Grenzen, die dazugehören
- Was die ganze Installation betrifft, bleibt beim Betreiber: Einstellungen, Sicherheit, Lizenz, Sicherung, Zustellbarkeit, Transportregeln, Prüflisten und die Zugangsmerkmale
- DKIM, DNS-Einträge und öffentliche Ordner sind dem Betreiber vorbehalten
- Von den Compliance-Funktionen gehören dem Mandanten die Aufbewahrungssperren und die DLP-Regeln seiner Domäne; eDiscovery und Journal-Regeln bleiben beim Betreiber, weil beide über die Grenze hinausreichen
Ab der zweiten Lizenz gewähren wir 25 % Rabatt — dieselbe Kondition wie auf der Preisseite, ohne dass ein Gespräch nötig wäre. Betreuen Sie deutlich mehr Umgebungen, lohnt sich trotzdem ein Gespräch: Schreiben Sie uns, wir machen Ihnen ein Angebot.